Odata parcurse etapele de infiintare a unei societati cu raspundere limitata (SRL), proprietarul dispune de cadrul legal pentru a-si incepe activitatea. Totusi, pana la desfasurarea primelor activitati, mai sunt unele aspecte care trebuie puse la punct. Mai exact, dupa indeplinirea formalitatilor de la Registrul Comertului, proprietarul are mai multe sarcini de ordin juridic si contabil pe care trebuie sa le indeplineasca.
Astfel, el trebuie sa intocmeasca un document intern pentru a stabili conditiile de lucru ale salariatilor. De asemenea, el este obligat prin lege sa tina evidenta contabila a societatii si sa inregistreze orice tranzactie efectuata.

Mai mult decat atat, neindeplinirea obligatiilor care intervin dupa infiintarea societatii se sanctioneaza cu amenzi considerabile.
Administratorul trebuie “sa tina” un registru al asociatilor. O societate cu raspundere limitata este administrata de unul sau mai multi administratori, asociati sau neasociati, numiti prin actul constitutiv sau de adunarea generala, se mentioneaza in Legea nr. 31/1990 a societatilor comerciale. Este important de retinut faptul ca administratorii NU pot primi, fara autorizarea adunarii asociatilor, mandatul de administrator in alte societati concurente sau avand acelasi obiect de activitate, nici sa faca acelasi fel de comert ori altul concurent pe cont propriu sau pe contul altei persoane fizice sau juridice, sub sanctiunea revocarii si raspunderii pentru daune, se arata in acelasi act normativ. De asemenea, o SRL trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea. Daca nu este indeplinit acest lucru, atunci administratorii raspund personal si solidar pentru orice dauna pricinuita.

Ce informatii nu trebuie sa lipseasca din actele firmei?

O societate cu raspundere limitata are obligatii si in ceea ce priveste relatiile de afaceri pe care le dezvolta cu alte firme. Astfel, in orice factura, oferta, comanda, tarif, prospect si alte documente intrebuintate in comert, emise de o SRL, trebuie mentionate denumirea, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului si codul unic de inregistrare, se arata in Legea nr. 31/1990. De la aceasta regula sunt exceptate bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice, care vor cuprinde elementele prevazute de legislatia din domeniu.

In plus, documentele mentionate anterior vor cuprinde si capitalul social al societatii cu raspundere limitata. Mai mult, Legea nr. 31/1990 prevede ca daca SRL are o pagina de internet proprie, atunci va publica si acolo denumirea, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului, codul unic de inregistrare si capitalul social. In cazul in care SRL nu precizeaza elementele sale de identificare pe actele pe care le emite, acest lucru constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei.

Documente necesare in relatia cu angajatii

In ceea ce priveste relatia dintre patronul societatii si angajatii sai, aceasta este guvernata de doua documente esentiale: regulamentul intern si contractul individual de munca. Desi ambele stabilesc care sunt raporturile dintre firme si angajati, ele nu trebuie confundate deoarece au un regim juridic diferit si contin informatii distincte.

Regulamentul intern trebuie intocmit in 60 de zile de la infiintare

Regulamentul intern se intocmeste de angajator si reprezinta documentul prin care acesta poate stabili si impune tuturor salariatilor reguli de conduita, sanctiuni, politici interne de functionare, masuri de organizare a muncii.
Conform Codului muncii, regulamentul intern trebuie intocmit in termen de 60 de zile de la data de la care societatea dobandeste personalitate juridica, indiferent de numarul de salariati.

Desi Codul muncii nu prevede sanctiuni pentru neintocmirea regulamentului intern, totusi, in cazul unui control, inspectorii de munca vor dispune masura intocmirii acestuia, a atras atentia Carmen Olaru. In cazul in care angajatorul nu respecta masurile dispuse de inspectori va fi sanctionat cu o amenda intre 3.000 si 10.000 de lei.

Prevederile regulamentului intern se aplica tuturor salariatilor, indiferent de natura contractului individual de munca si de functia detinuta, persoanelor care isi desfasoara activitatea pe baza de contract de colaborare sau prestari servicii (conventii civile), personalului de la alte societati care lucreaza ca detasati sau delegati in cadrul societatii, precum si elevilor sau studentilor care efectueaza practica in cadrul societatii, a adaugat sursa citata.

Regulamentul intern se aduce la cunostinta tuturor salariatilor, lucru care revine in sarcina angajatorului si isi produce efectele fata de toti salariatii din momentul instiintarii acestora.

Modul concret de informare a fiecarui salariat cu privire la continutul regulamentului intern se stabileste prin contractul colectiv de munca aplicabil sau, dupa caz, prin continutul regulamentului intern, se mentioneaza in Codul muncii. Desi salariatii trebuie informati in privinta existentei unui regulament intern, nu este necesar acordul acestora pentru intocmirea documentului, regulamentului intern fiind un act unilateralal angajatorului, dar sindicatul sau reprezentantii salariatilor trebuie consultati asupra prevederilor acestuia, ne-a mai precizat specialistul APEX Team International. CIM, valabil numai in forma scrisa In ceea ce priveste contractul individual de munca, acesta este rezultatul acordului de vointa dintre angajator si angajat, intre care se incheie actul, ne-a declarat Carmen Olaru.

Contractul individual de munca se incheie in forma scrisa, in limba romana. Forma scrisa esteobligatorie pentru incheierea valabila a contractului, iar obligatia de incheiere a contractului individual de munca in forma scrisa revine angajatorului. De asemenea, angajatorul trebuie sa inregistreze, cu minim o zi lucratoare anterior inceperii activitatii noului salariat, contractul in Registrul general de evidenta al salariatilor (Revisal), care se transmite la inspectoratul teritorial de munca. Inainte de inceperea activitatii, potentialul salariat are dreptul de a primi un exemplar al CIM, pentru a fi informat asupra elementelor, care se vor regasi obligatoriu in continutul contractului ce va fi semnat.

Ce riscati daca nu incheiati contracte de munca?

Angajatorii care nu incheie contracte de munca si care utilizeaza “munca la negru” risca amenzi considerabile. De exemplu, daca angajatorul nu plateste, timp de 3 luni consecutiv, contributia de asigurari sociale la bugetul asigurarilor sociale de stat, atunci va fi sanctionat cu o amenda de cuprinsa intre 5.000 si 10.000 lei, se mentioneaza in Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice. Tot cu amenzi de pana la 10.000 lei vor fi sanctionati si angajatorii care, potrivit Legii nr. 76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca:

  • au incadrat in munca, conform legii, persoane din randul beneficiarilor de indemnizatii de somaj si nu au anuntat in termen de 3 zile agentiile pentru ocuparea fortei de munca la care acestia au fost inregistrati;
  • nu au comunicat datele, informatiile si nu au prezentat toate inscrisurile si oricare alte date si documente solicitate de organele de control ale agentiilor pentru ocuparea fortei de munca teritoriale, in timpul desfasurarii controlului si in scopul indeplinirii atributiilor prevazute de lege.

Obligatii de evidenta contabila

Pe langa obligatiile care tin de administrarea juridica a societatii cu raspundere limitata, precum si cele referitoare la relatia cu angajatii, mai exista o serie de reguli contabile, fara de care firma nu poate functiona. In Legea contabilitatii nr. 82/1991 se precizeaza ca o firma trebuie sa organizeze evidenta financiar – contabila, respectiv sa tina la zi registrele contabile obligatorii si sa intocmeasca situatiile financiare anuale.

SRL trebuie sa conduca contabilitatea in partida dubla

Conform reglementarilor in vigoare, contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala, iar contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta. De asemenea, o societate comerciala este obligata sa conduca contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca situatii financiare anuale. Persoanele care in exercitiul financiar precedent au inregistrat cifra de afaceri neta sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro si totalul activelor sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro pot opta pentru un sistem simplificat de contabilitate, se mentioneaza in dispozitiile in vigoare.

“Prin sistem simplificat de contabilitate se intelege un set de reguli de baza privind evaluarea, inregistrarea elementelor patrimoniale utilizand un plan de conturi simplificat si prezentarea acestora in situatiile financiare anuale ce cuprind bilant si cont de profit si pierdere simplificate, avand in vedere si prevederile comunitare in domeniu”, se precizeaza in reglementarile citate.

Pe langa aceste aspecte, trebuie avut in vedere faptul ca orice operatiune economico – financiara efectuata trebuie se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz, se arata in reglementarile in vigoare.

Totodata, o societate comerciala are obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar, precum si in cazul fuziunii, divizarii sau lichidarii si in alte situatii prevazute de lege.

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii ii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective, se precizeaza in Legea nr. 82/1991. Mai mult decat atat, contabilitatea poate fi organizata si condusa pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.

Potrivit Legii nr. 82/1991, raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora. Atentie! Detinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor si datoriilor, precum si efectuarea de operatiuni economico-financiare, fara sa fie inregistrate in contabilitate, suntinterzise.

In ceea ce priveste modul de organizare a contabilitatii, Legea nr. 82/1991 prevede reguli clare. Astfel, contabilitatea imobilizarilor se tine pe categorii si pe fiecare obiect de evidenta, iar contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric. Contabilitatea clientilor si furnizorilor, a celorlalte creante si obligatii se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica. In schimb, contabilitatea cheltuielilor, respectiv a veniturilor se tine pe feluri de cheltuieli/venituri, dupa natura sau destinatia/sursa lor, dupa caz.

Registre obligatorii pentru contabili

In activitatea pe care o vor desfasura, contabilii firmei trebuie sa detina o serie de registre. Reglementarile in vigoare stabilesc ca registrele de contabilitate obligatorii sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare. Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate se intocmestebalanta de verificare, cel putin la incheierea exercitiului financiar, la termenele de intocmire a situatiilor financiare, a raportarilor contabile, precum si la finele perioadei pentru care entitatea trebuie sa intocmeasca declaratia privind impozitul pe profit/venit, se arata in Legea nr. 82/1991. Atentie! Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva societatii timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani, se mentioneaza in documentul citat.

Amenzi de pana la 40.000 lei pentru nerespectarea regulilor contabile

Firmele care nu isi indeplinesc obligatiile contabile, risca amenzi care pot ajunge si pana la 40.000 lei. Astfel, cu amenda intre 1.000 lei la 10.000 lei se sanctioneaza detinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor si datoriilor, precum si efectuarea de operatiuni economico-financiare, fara sa fie inregistrate in contabilitate, se precizeaza in Legea nr. 82/1991.
De asemenea, si pentru nerespectarea regulilor privind organizarea si conducerea contabilitatii, amenzile sunt cuprinse tot intre 1.000 si 10.000 lei.
Cu amenzi mai mici, de 300 pana la 4.000 lei sunt sanctionati cei care nu respecta reglementarile in domeniu privind utilizarea si tinerea registrelor de contabilitate, intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea acestora, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse.
In schimb, nerespectarea obligatiei privind auditarea, conform legii, a situatiilor financiare anuale si a situatiilor financiare anuale consolidate se sanctioneaza cu amenda cuprinsa intre 30.000 si 40.000 lei.